Kako organizirati event o kojem će se pričati?

Ivan Tranfić

Organiziranje događaja, bilo da je riječ o radionici, konferenciji, panelu ili nečemu drugom, jedna je od važnijih aktivnosti svake organizacije. Vaš događaj prilika je za interakciju s podržavateljima, korisnicima ili (potencijalnim) partnerima! Otvara vam mogućnosti za predstavljanje vašeg rada javnosti, dijeljenje iskustva i znanja s drugima, razvoj brenda i pridobivanje medijske pozornosti.

U nastavku vam donosimo nekoliko savjeta koji su potrebni da biste javnost zainteresirali za sudjelovanje, podigli njegovu vidljivost, ali možda i najvažnije - pobrinuli se da usred eventa gosti ne počnu odlaziti.

Do punog auditorija dobrom pripremom. Fotografija: Brodoto

Format događaja prilagodite tipu publike kojoj se obraćate

Jednom kada ste među određenom ciljanom skupinom prepoznali potrebu za raspravom ili edukacijom o određenoj temi ili želite omogućiti razmjenu iskustva u određenom području, odaberite format svojeg događaja. Ako želite okupiti ljude koji su zainteresirani za vaše usluge, predavanje s par radionica možda je najbolji format, dok su konferencije bolje ako okupljate širu publiku osoba koje rade u određenom sektoru ili na nekom problemu. Imajte na umu tko vam je ciljana publika tijekom cijelog procesa organizacije i promocije događaja. Uvijek je dobro zamoliti ljude da se prijave na događaj u jednostavnom obrascu kako biste mogli pratiti broj posjetitelja, njihov profil i profesionalnu pozadinu, a onda možda u skladu s time i obogatiti ili djelomično izmijeniti sadržaj događaja.

Ako organizirate zanimljiv i uspješan event, vaši posjetitelji će vjerojatno pričati o njemu svojim kolegicama i kolegama. Zbog toga je uvijek dobro pripremiti kratke i informativne letke, brošure i druge materijale za svoju publiku, kako bi vijesti o vašim aktivnostima podijelili dalje. Dan nakon događaja zatražite posjetitelje da ispune evaluacijski upitnik, a odgovore iskoristite za poboljšanje sljedećeg događaja.

Vodite računa o radnim obvezama svojih uzvanika

Prilikom odabira vremena najvažnije je imati na umu obveze vaše ciljane publike. Kasni popodnevni sati u pravilu su zahvalni jer su za mnoge dio slobodnog dijela radnog dana. Ako je pak riječ o višesatnim ili višednevnim radionicama, vikend je svakako najbolja opcija. Uvijek uzmite u obzir druga događanja, blagdane i praznike u određivanju datuma održavanja. Nemojte vremenski preopteretiti svoj događaj, a ako format to zahtijeva, osigurajte dovoljno pauza uz odgovarajuću hranu i piće. Pobrinite se da program vašeg događaja ostavlja prostor za druženje i umrežavanje.

‍‍Primjeren prostor čini čuda radnoj atmosferi. Fotografija: Brodoto

Odabir prostora također ovisi o formatu i publici, stoga prilikom odabira pripazite na razinu formalnosti koju želite. Lokacije u centru grada svakako su prioritet prilikom odabira, osim ako je događaj tematski vezan uz određeni lokalitet. Ako očekujete goste izvana grada ili države, infomirajte ih o načinu dolaska do lokacije i pokušajte im barem djelomično osigurati troškove prijevoza. Pobrinite se da je prostor prilagođen i pristupačan za osobe s invaliditetom. O potrebnoj tehnici, opremi i logistici vezanoj uz prostor razmišljajte minimalno tjedan dana unaprijed.

Pravodobno najavite event i razvijajte odnose

Promovirajte svoj događaj na društvenim mrežama, web portalima, radiju - gdjegod si to možete priuštiti! Kada je riječ o društvenim mrežama, najavite svoj događaj barem tjedan dana prije održavanja i redovito objavljujte detalje o samom eventu, temi ili govornicima kako bi ih zagrijali za dolazak. Nemojte sami sve ‘hendlati’ - dodijelite partnerima i sponzorima aktivnu ulogu u promociji događaja. Zamolite utjecajne članove zajednice da pozovu svoje prijatelje na događaj, a pokušajte osigurati i prisustvo barem jedne ili dvije poznate osobe iz javnog života. Pozivnice potencijalnim posjetiteljima, kao i medijima, šaljite u kratkim, jasnim i lijepo dizajniranim mailovima uz odgovarajuće vizuale. Upoznajte novinare i novinarke koji su došli popratiti vaš event i zabilježite njihove kontakte za buduće događaje.

‍Najave događaja poželjno je popratiti upečatljivim vizualima.

Prilikom promocije vašeg događaja koristite live stream preko Facebooka ili Youtubea — gledani su i tri puta češće od običnog videa. Osigurajte prisustvo medija i omogućite im da intervjuiraju relevantne posjetitelje. Smislite hashtag i koristite Tweet Wall za poticanje javne interakcije o događaju. Objavljujte fotke tijekom i poslije samog događaja na Facebooku, Twitteru i Instagramu, tegirajte posjetitelje, komentirajte i lajkajte tuđe sadržaje vezane uz vaš event. Potrudite se da lokalni blogeri i opinion makeri pišu o vašem događaju i radu.

Glavni cilj vašeg događaja je okupiti ljude, informirati ih, zainteresirati i osigurati da se glas o vašem djelovanju dalje čuje. Nemojte zaboraviti na razgovore i poznanstva koja ste stekli - omogućite follow up za svaku priliku koja vam se otvorila vašim događajem.

Sitnice koje život znače

Za kraj, uvijek imajte spreman popis svega što morate omogućiti svojim posjetiteljima. Evo naših prijedloga:

  • laptop, projektor, fotograf, mikrofoni, ozvučenje i wifi za posjetitelje
  • promo materijali, plakati, pingvini s vašim logom
  • letci, brošure ili vizitke za vaše posjetitelje
  • zahvalnice, potvrde i nagrade
  • hrana, piće, pribor za jelo, čaše
  • name tagovi, čaša vode i program eventa za govornike
  • potpisna lista za posjetitelje
‍‍Kada sve pripremite, pripremite se i na mogućnost da će nešto negdje izmaknuti kontroli. Fotografija: Brodoto

Organizacija eventa zahtjevan je i odgovoran posao u kojem se raspon odgovornosti kreće od fizičkog radnika do PR managera. Uz svu dobru pripremu, ponekad bi vam se moglo dogoditi da ćete  istodobno morati fizički razmještati stolove za uzvanike i odgovarati na medijske upite, ali to je ujedno i čar event menadžmenta. Najvažnije je da sa svakim eventom naučite nešto novo i naučite ne ponavljati greške iz prošlosti.